Si on vous dit « veille », vous nous répondez… ? hier… ? sommeil… ? Bien sûr que non! En tant que bon professionnel, vous nous parlez de veille réglementaire, technologique, métier, etc.
Mais de quoi parlons-nous précisément ? Selon l’AFNOR (Association Française de Normalisation), la veille est une « activité continue en grande partie itérative visant à une surveillance active de l’environnement technologique, commercial, etc., pour en anticiper les évolutions ». Cette définition nous permet de bien comprendre la distinction entre une recherche d’information(s) qui sera ponctuelle, en réponse à un besoin précis, et une activité de veille qui se veut continue, organisée et visant à s’informer très en amont des changements.
Veiller, très bien ! Mais sur quel(s) sujet(s) ?
La veille peut porter sur les évolutions législatives et réglementaires de votre métier, sur les nouvelles pratiques et/ou nouvelles technologies… Nous vous rappelons que l’organisation de cette veille ainsi que son exploitation sont une exigence de nombreux référentiels métier, d’application obligatoire ou optionnelle (ISO 9001, Qualiopi pour les organismes de formation, QualiPSAD pour les prestataires de santé ou le référentiel qualité de l’Ordre des pharmaciens pour les officines).
En quoi la veille est-elle si importante ?
Des changements législatifs ou réglementaires peuvent imposer aux structures des investissements importants, humains ou financiers, qu’il est crucial d‘anticiper : nous pouvons citer les obligations de certifications ou des changements de normes produits obligeant à changer un parc entier de matériel. Être à l’affut des nouveautés méthodologiques ou technologiques permet de proposer régulièrement de nouvelles solutions pour mieux satisfaire vos clients ou résister dans un environnement hautement concurrentiel.
Récupérer des informations très en amont, auprès de sources sûres, selon une fréquence adaptée et régulière demandent cependant une organisation solide. Nous vous proposons d’utiliser un outil éprouvé de la démarche qualité pour tester votre organisation de veille : les 5 M.
- Matière : dans quel(s) domaines devez-vous mener une veille ? Si vous êtes organisme de formation vous devez être au courant des outils ou méthodes pédagogiques mais aussi de l’environnement professionnel de vos stagiaires
- Méthode : Une fois la matière définie, il va être important de définir une méthode de veille dans votre structure : en interne ? sous-traitée ? A quelle fréquence ? Comment diffuser les résultats de cette veille ? Et comment prendre des décisions suite à cette veille ? Pour bien capitaliser cette veille, comment la tracez-vous ?
- Milieu : Votre structure est organisée pour l’anticipation ou travaillez-vous plutôt en “mode pompier” : j’éteins l‘incendie, je pare au plus pressé…? Avoir une structure qui veille demande aussi un état d’esprit. Accepter de faire parfois des recherches infructueuses, de perdre du temps pour en gagner ensuite.
- Main d’œuvre : Qui effectue la veille ? Une ou plusieurs personnes ? En fonction des sujets, des appétences ou des compétences ? Ces salariés sont-ils formés ? Connaissent-ils leur responsabilité et les outils qu’ils doivent utiliser ? Ont-ils un temps nécessaire pour cette veille et des objectifs précis ? *
- Moyen : Parfois sans le savoir, vous avez déjà investi dans des moyens de veille : abonnements à des revues professionnelles, adhésion à des syndicats ou des associations métier, formations, veille sur internet (site, webinar, réseaux sociaux), participation à des évènements, des congrès, des salons ou encore rendez-vous fournisseurs.
Dans les organisations, la vielle existe mais elle manque souvent de structuration. Nous vous conseillons de faire un état des lieux et de consolider vos méthodes quand elles le nécessitent.
Maintenant que votre veille est organisée et robuste, il faut l’exploiter. Au-delà du fait que cette exploitation soit une exigence (Qualiopi ou QualiPSAD), cela doit aussi être pour vous une évidence. A quoi bon mobiliser des ressources pour ne pas en tirer des axes de progressions ? Une technologie pourrait améliorer la prestation auprès d’un patient ? Pourquoi ne la testerions nous pas ? Une nouvelle appli rend les formations plus interactives ? Et si on l’intégrait dans notre déroulé pédagogique ? Que vous décidiez d’un changement ou pas, conservez une trace de ce choix. Cette traçabilité est autant une preuve pour l’audit qu’un outil d’amélioration continue. Si vous êtes inscrit dans une démarche Qualité, revenez de temps en temps sur vos actions et évaluez-les (vous savez c’est le “C” ou “Check” de la roue de Deming). Est-ce que votre veille est utile et efficace et agissez en fonction (ça c’est le “A” ou “Act”).
Vous l’aurez compris, une veille structurée dans votre entreprise peut vous distinguer de vos concurrents, améliorer la satisfaction de vos clients voire vous éviter de graves déconvenues.
En conclusion, pour éviter de s’y prendre la veille pour le lendemain, pensez à veiller !
